Η ευελιξία απαιτεί αλλαγή οπτικής

Schartau: Αυτή τη στιγμή, ίσως να μην υπάρχει άλλος όρος για τον οποίο οι απόψεις διίστανται τόσο πολύ. Ορισμένοι τον συσχετίζουν με μια νέα, χαλαρή μορφή εργασίας, με τη χρήση σημειώσεων post-it και σκαμπό πουφ. Άλλοι πάλι έχουν κουραστεί και μόνο στο άκουσμα της λέξης ή είναι σαστισμένοι ή απογοητευμένοι γιατί κανείς δεν μπορεί να τους πει τι να κάνουν – παρά μόνο πως όλα πρέπει να είναι διαφορετικά. Mια συνήθης παρανόηση είναι ότι σήμερα ο καθένας πρέπει να εργάζεται με ευέλικτο τρόπο.

Schartau: Πρώτα από όλα είναι μια αλλαγή της οπτικής. Ενώ οι παραδοσιακές εργασιακές δομές στοχεύουν στη βελτιστοποίηση της αποτελεσματικότητας και του κόστους, η έννοια του «agile» περιστρέφεται γύρω από την ευελιξία και την προσαρμοστικότητα. Η βασική στάση είναι: γνωρίζουμε πολύ λίγα και ως εκ τούτου πρέπει να μάθουμε γρήγορα. Η συνεχής ενσωμάτωση νέων πληροφοριών στις διεργασίες είναι ένα ουσιαστικό χαρακτηριστικό της ευελιξίας. Αυτό επαναπροσδιορίζει επίσης τον ορισμό της επιτυχίας: Αυτή δεν έγκειται στην υλοποίηση άκαμπτων πλάνων αλλά στην επίτευξη ορισμένων αποτελεσμάτων.

Petersson: Αυτό είναι αλήθεια. Ο γερμανικός τρόπος είναι περισσότερο προσανατολισμένος στην ασφάλεια και οργανωμένος σε στεγανά. Σε ένα περιβάλλον ευελιξίας, ως μέλος μιας μικρής ομάδας, ο μεμονωμένος εργαζόμενος αναλαμβάνει αναμφίβολα μεγαλύτερη ευθύνη για τη διαδικασία. Όμως, αυτό λειτουργεί μόνο εάν δεν συμμετέχει κανείς σε 19 άλλα πρότζεκτ.  

Schartau: Επιπλέον, η ευελιξία προϋποθέτει τη χαρά του πειραματισμού και το θάρρος του να κάνει κανείς λάθη. Ως προς αυτό, χώρες όπως οι ΗΠΑ και η Ολλανδία είναι πιο μπροστά από εμάς.

Petersson: Το θέμα υπήρχε στην ατζέντα τα δύο τελευταία χρόνια και αποτυπώνεται κυρίως στην πρωτοβουλία μας σχετικά με την καινοτομία στους τομείς της έρευνας και της ανάπτυξης καθώς και στην ψηφιακή μας στρατηγική. Υπόβαθρο: Ο ψηφιακός μετασχηματισμός αυξάνει την πολυπλοκότητα και οδηγεί σε ριζικές και συνεχείς αλλαγές του περιβάλλοντός μας καθιστώντας αναγκαία την προσαρμογή των εργασιακών πρακτικών μας προκειμένου να παραμείνουμε καινοτόμοι και ανταγωνιστικοί. Το ζήτημα δεν είναι μόνο η χρήση νέων μεθόδων αλλά κυρίως το τι είδους στάση, κουλτούρα και ηγεσία χρειαζόμαστε για έναν τρόπο εργασίας προσανατολισμένο σε όσα έρχονται. Όλο αυτό μπορεί να έχει αντίκτυπο σε πολύ πρακτικά ζητήματα: νέες προσεγγίσεις στη διαμόρφωση χώρων, νέα εργαλεία λογισμικού ή οργανωτικές δομές, νέοι ρόλοι ή μοντέλα συνεργασίας. Σήμερα πολλά από αυτά συχνά συνοψίζονται υπό τον όρο New Work.

Schartau: Ακριβώς, ο ψηφιακός μετασχηματισμός οδηγεί σε αύξηση της ταχύτητας, τα πάντα είναι δικτυωμένα. Μπορείτε να παρατηρήσετε πως μικρές εταιρείες μπορούν να επιτυγχάνουν πιο γρήγορα μεγάλα αποτελέσματα, ακριβώς επειδή είναι ευέλικτες. Ως μεγάλη εταιρεία, πρέπει να μπορώ να απαντήσω σε μια τέτοια πιθανή απειλή. Όπως το βλέπω εγώ, η tesa αντιμετωπίζει αυτή την πρόκληση ανοιχτά και συνειδητά.

Petersson: Σε ορισμένους τομείς, εργαζόμαστε ήδη συστηματικά σε περιβάλλοντα ευελιξίας, για παράδειγμα στην ανάπτυξη λογισμικού. Σε άλλους τομείς, προσεγγίζουμε αρχές και μεθόδους ευελιξίας εντός πιλοτικών προγραμμάτων. Αυτοί είναι σαφώς οριοθετημένοι χώροι στους οποίους θέλουμε να μάθουμε περισσότερα σχετικά με το πότε και το ποια σετ μεθόδων να χρησιμοποιούμε καθώς το ποιες οργανωτικές προκλήσεις πρέπει να επιλυθούν στη διαδρομή.

Schartau: Κατά αυτό τον τρόπο μπορεί ακόμα και να διαπιστώσουμε πως το όλο θέμα αφορά στη βελτιστοποίηση καθιερωμένων προϊόντων ή επιτυχημένων διεργασιών. Που σημαίνει πως δεν χρειάζεται να αποδομήσω τίποτα με ένα ευέλικτο περιβάλλον, στο μέτρο που η ευελιξία δεν αποτελεί αυτοσκοπό!

Petersson: Ναι, είχαμε εμπειρίες σαν κι αυτή. Η γενική ιδέα αφορά στη γρήγορη επίτευξη μετρήσιμης προόδου και την απόκτηση περισσότερων γνώσεων. Ειδικά σε καταστάσεις, στις οποίες ένα πρόβλημα μπορεί να σκιαγραφηθεί με ακρίβεια, αλλά δεν γνωρίζεις αρκετά για τις πιθανές λύσεις. Επιπλέον, σε ό,τι αφορά την καινοτομία ή την ανάπτυξη προϊόντων, διαπιστώνουμε την ανάγκη στενότερης συνεργασίας με τους πελάτες και καλύτερης εσωτερικής διατμηματικής συνεργασίας. Οι ευέλικτες προσεγγίσεις είναι ιδανικές για αυτούς τους σκοπούς.

Schartau: Το πιο δημοφιλές πλαίσιο – και στην tesa – είναι το Scrum, ακολουθούμενο από τα Kanban και Lean Startup. Το Design Thinking λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο αλλά δεν συγκαταλέγεται επίσημα στις μεθόδους agile. Η δουλειά μας ως εσωτερικοί σύμβουλοι είναι η συμβουλευτική υποστήριξη ομάδων ή τμημάτων στο πλαίσιο της επιλογής της κατάλληλης μεθόδου, πάντα στη βάση μιας ακριβούς ανάλυσης των προβλημάτων.

Σας ευχαριστώ πολύ για τον χρόνο σας!

Μια από τις πιο δημοφιλείς μεθόδους είναι η Scrum, η οποία προέρχεται από τον τομέα της μηχανοργάνωσης. Το πλαίσιο βασίζεται στην προσέγγιση, βάσει της οποίας ένα έργο δεν είναι ποτέ προσχεδιασμένο από το A στο Ω, αλλά διέρχεται μέσα από επαναλαμβανόμενους κύκλους ανατροφοδότησης (Sprints). Όταν ένα Sprint τελειώσει, παραδίδεται το ολοκληρωμένο υποπροϊόν, το οποίο ελέγχεται και αναπτύσσεται περαιτέρω στο επόμενο Sprint.

Περισσότερες πληροφορίες: scrumguides.org / scrum-master.de / agiles-projektmanagement.org

«to do» – «in progress» – «done»: αυτές είναι οι τρεις κλασικές κατηγορίες του Kanban (ιαπωνική λέξη που σημαίνει: κάρτα επισήμανσης), μια μέθοδος που αναπτύχθηκε από τον κατασκευαστή αυτοκινήτων Toyota τη δεκαετία του '50. Ο στόχος της μεθόδου – η οποία βασίζεται στην οπτική απεικόνιση και σήμερα χρησιμοποιείται πέρα από τα όρια της αυτοκινητοβιομηχανίας – έγκειται στον βέλτιστο έλεγχο των παραγωγικών διαδικασιών. Η συγκεκριμένη προσέγγιση που βασίζεται στα μικρά βήματα προσφέρεται ακόμα και για τη διαχείριση έργων. 

Περισσότερες πληροφορίες: projektmanagement-definitionen.de / it-agile.de

Η συγκεκριμένη μέθοδος περιστρέφεται γύρω από τη λιτή (lean) δομή μιας επιτυχημένης εταιρείας (εντός της εταιρείας). Φέρνοντας πρόωρα το προϊόν ή την υπηρεσία στην αγορά – το οποίο αναφέρεται ως Ελάχιστο Βιώσιμο Προϊόν (Minimum Viable Product/MVP) – η μέθοδος βασίζεται σε συντομότερους χρόνους σχεδιασμού και σε μια προσέγγιση learning-by-doing. Ένα γνωστό παράδειγμα είναι η εταιρεία Dropbox.

Περισσότερες πληροφορίες: gruenderkueche.de / startplatz.de